34.3 Geldkontrollen
Überblick
Geldkontrollen sind kritisch, da Geld das liquideste Vermögen ist und am anfälligsten für Diebstahl. Effektive Geldkontrollen schützen Geld, gewährleisten genaue Aufzeichnung und verhindern Betrug. Das Verstehen von Geldkontrollverfahren ist für alle Unternehmen wesentlich.
Geldempfangskontrollen
Geldempfangsverfahren
Verfahren:
- Alle Geldempfänge sofort aufzeichnen
- Quittungen für alle erhaltenen Gelder ausstellen
- Vornummerierte Quittungen verwenden
- Geld täglich einzahlen
- Geldempfänge mit Einzahlungen abstimmen
Physische Kontrollen
Physische Kontrollen:
- Sichere Geldaufbewahrung (Safe, verschlossene Schublade)
- Begrenzter Zugriff auf Geld
- Kassenkontrollen
- Tägliche Geldzählungen
- Überraschungsgeldzählungen
Geldausgabekontrollen
Genehmigung
Genehmigungsverfahren:
- Genehmigung für Zahlungen erforderlich
- Genehmigungsgrenzen festlegen
- Eigentümergenehmigung für bedeutende Beträge
- Genehmigungen dokumentieren
- Zahlungsanfragen überprüfen
Zahlungsverfahren
Zahlungsverfahren:
- Schecks oder elektronische Zahlungen verwenden (kein Bargeld, wenn möglich)
- Vornummerierte Schecks
- Unterstützende Dokumentation erforderlich
- Rechnungen mit Zahlungen abgleichen
- Bezahlte Rechnungen stornieren
Bankabstimmung
Abstimmungsprozess
Monatliche Abstimmung:
- Bankauszug mit Aufzeichnungen vergleichen
- Unterschiede identifizieren
- Abweichungen untersuchen
- Aufzeichnungen anpassen
- Abstimmung dokumentieren
Abstimmungskontrollen
Kontrollen:
- Monatlich abstimmen (Minimum)
- Eigentümer oder unabhängige Person stimmt ab
- Abstimmung überprüfen
- Alle Abweichungen untersuchen
- Abstimmung dokumentieren
Kassenkontrollen
Kassenfonds
Kassenverfahren:
- Fester Kassenfonds einrichten
- Verwalter benennen
- Quittungen für alle Ausgaben erforderlich
- Fonds periodisch auffüllen
- Kasse regelmäßig abstimmen
Kontrollen
Kassenkontrollen:
- Fondsgröße begrenzen
- Quittungen erforderlich
- Überraschungszählungen
- Regelmäßig abstimmen
- Ausgaben überprüfen
Luxemburg Compliance-Hinweis
Wichtige Anforderungen:
- Geldhandhabung: Muss Geld sicher handhaben
- Aufzeichnung: Muss alle Geldtransaktionen aufzeichnen
- Abstimmung: Muss Bankkonten abstimmen
- Dokumentation: Muss Dokumentation aufrechterhalten
- Überprüfung: Eigentümer sollte Geldkontrollen überprüfen
Häufige Probleme:
- Unzureichende Kontrollen: Unzureichende Geldkontrollen
- Keine Abstimmung: Bankkonten nicht abstimmen
- Gelddiebstahl: Geld anfällig für Diebstahl
- Aufzeichnungsfehler: Fehler bei Geldaufzeichnung
- Mangelnde Aufsicht: Unzureichende Eigentümeraufsicht